It-system boomer i DGI

For fire år siden satte formanden for Sinding Gymnastik- og Idrætsforening, Jimmy Damgaard, sig for i samarbejde med sin søn at udvikle et solidt og alsidigt it-værktøj til idrætsforeningerne, der kunne mere end økonomistyring og almindelig medlemsadministration. Det savnede han i høj grad i sit daglige foreningsarbejde, og det fandtes efter hans vurdering simpelthen ikke på markedet.

Det resulterede i det webbaserede it-værktøj Conventus, som i dag også er en virksomhed med fire ansatte, der alle har it-baggrund.

Samarbejde med DGI
Efter en lang udviklingsfase i fritiden besluttede Jimmy Damgaard sig i efteråret 2008 for at satse 100% på Conventus og gå målrettet efter en samarbejdsaftale med Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI). Det lykkedes midt i december samme år. Jimmy Damgaard fortæller om samarbejdet:

”Vi er alle sammen interesserede i, at det her (Conventus, red.) skal være en bæredygtig virksomhed. DGI er gået ind og har garanteret os en minimumomsætning de første to år. Derudover understøtter DGI det også ved at udbyde kurser i det. Det er jo der, det virkelig rykker. De uddanner nogle folk inden for organisationen til at yde support på det. At det så er eksploderet derudfra er selvfølgelig glædeligt. […] Man kan allerede nu se ude i foreningerne, at det virker. Folk strømmer til kurserne. Man kan mærke, at det gør en forskel.”

Ud over foreninger i DGI-regi anvender også idrætshaller, kommuner (indtil videre aftaler med Herning Kommune og Ringkøbing-Skjern Kommune), private og virksomheder systemet. 

Mere end et økonomisystem
Systemet koster 2.400 kr. inkl. moms for en DGI-forening på op til 500 medlemmer i årlig licens. Prisniveauet har ifølge Jimmy Damgaard langt fra skræmt foreningerne, der er vant til at betale for it og kan se potentialet i at spare tid og effektivisere de mere rutineprægede dele af foreningslivet.

Det har været vigtigt for Jimmy Damgaard ikke kun at hjælpe kassereren i foreningen med økonomiværktøjer, men også forbedre kommunikationen og administrationen for alle ledere, trænere og instruktører i foreningen lige fra formanden til den frivillige hjælpetræner.

Økonomiværktøjer vedrørende regnskab og kontingent hjælper kassereren med bl.a. dankortbetalinger via nettet, men systemets kerne er foreningens kalender, der bl.a. indeholder værktøjer som halbooking, invitationer via sms eller mail, match af potentielle mødedatoer mellem eksempelvis udvalgsmedlemmer, mødereferater, dokumentdeling mv.

Kalenderen integreres på foreningens hjemmeside. Derudover er flere andre værktøjer tilknyttet – bl.a. et komplet billetsystem og medlemsstatistik – og flere udviklingsinitiativer er sat i søen med henblik på 2010.

Ikke et socialt medie
Conventus adskiller sig med sit primært administrative og organisatoriske fokus fra de fleste af de ’virtuelle arenaer’, Idan tidligere har beskrevet på Idan.dk. De fungerer i højere grad som sociale medier med et individfokus. Jimmy Damgaard øjner udmærkede samarbejdsmuligheder, men ser ikke ’arenaerne’ som direkte konkurrenter:

”Det er et lille marked, og man skal holde sig til sine kerneområder. Vi skal ikke ud i noget community. Det kommer vi aldrig ud i.”

Han ser i stedet et potentiale i at gøre det nemt at komme fra det sociale univers til det administrative og omvendt.

Aktuelt er det dog gearingen til et travlt 2010, der optager Conventus mest. Iværksættervirksomheden ser bl.a. frem til at igangsætte en række kommuneaftaler, hvor kommunerne via systemet kan leve op til sin forpligtelse til at koordinere idrætsfaciliteter og samtidig tilbyde it-værktøjet til lokalområdets foreninger.